Przechowywanie dokumentów
Prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. W zależności od zawartych w niej danych należy przechowywać ją od 5 do 50 lat !!! Wiemy, że gromadzenie takiej ilości dokumentów w sterylnych warunkach stanowi dla przedsiębiorców nie lada wyzwanie, zwłaszcza w sytuacji, gdy otrzymują informację o zamiarze przeprowadzenia kontroli przez ZUS lub US za kilka lat wstecz. W biurze rachunkowym Annpit wyeliminowaliśmy stres związany z odszukiwaniem starych dokumentów, wszystkie mamy zgromadzone, posegregowane, opisane i zabezpieczone w łatwo i szybko dostepnym magazynie danych.
Źródło:https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dokumenty-firmowe-jak-je-przechowywac
Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy.
- dokumenty podatkowe,
- dokumenty ZUS,
- dokumenty pracownicze.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dokumenty ZUS
Odpowiednie przepisy związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty:
- zgłoszeniowe,
- rozliczeniowe,
- płatnicze.
Dokumenty zgłoszeniowe - Nie został określony czas, przez jaki mają być przechowywane te dokumenty. Należy przyjąć, że przez cały okres prowadzenia działalności płatnik powinien przechowywać dokument potwierdzający jego uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby.
Dokumenty rozliczeniowe - Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przekazywane do ZUS deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie.
Dokumenty płatnicze - Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów oraz o uprawnieniu do emerytury, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
Dokumenty pracownicze
Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.